Bedrijfsvoering

Onze ambitie is om te komen tot een wendbare, voorspelbare en betrouwbare bedrijfsvoering die de realisatiekracht van de organisatie versterkt. We hebben hiertoe al een aantal belangrijke stappen gezet. Om verdere invulling te geven aan deze ambitie is in juni 2024 de Visie op Bedrijfsvoering opgesteld:

‘Bedrijfsvorming vormt de ruggengraat van de organisatie. Bedrijfsvoering is “wendbaar, voorspelbaar en betrouwbaar’ en stelt zo de collega’s in staat hun werk zo goed mogelijk uit te voeren. Samen met hen werkt Bedrijfsvoering aan slimme oplossingen die recht doen aan de maatschappelijke vraagstukken, met de inwoners en bedrijven van de gemeente Apeldoorn voor ogen. Bedrijfsvoering adviseert en ondersteunt vanuit vakmanschap en innovatiekracht. Met een integrale blik verbetert men continu en gestructureerd de bedrijfsvoering. Standaardisatie en eenvoud vormen de basis'.

Onder het motto ‘Samen werken aan slimme oplossingen’ zal deze visie worden uitgevoerd.

Bij de uitvoering van onze werkzaamheden voldoen we aan de geldende wet- en regelgeving en werken we volgens de afgesproken kaders en normen. We verhogen het volwassenheidsniveau voor AVG en Wpg en we zetten de nodige stappen om te voldoen aan de eisen die in de Archiefwet zijn geformuleerd. We zijn voorbereid op onverwachte grote verstoringen van de dienstverlening en bedrijfsvoering, zodat de impact ervan beperkt blijft en we de dienstverlening weer snel kunnen herstellen.

Om meer in control te komen willen we meer grip krijgen op onze inkoopprocessen. Verder willen we de financiële informatievoorziening verbeteren en daardoor de voorspellende waarde van onze financiële prognoses. Tevens is in 2024 een traject gestart dat moet leiden tot de implementatie van een nieuw financieel systeem in 2027.

In onze dienstverlening staan inwoners, ondernemers, organisaties, ketenpartners en medewerkers centraal; ‘We zijn er voor jou.’ Onze ambities en de wijze waarop deze kunnen worden gerealiseerd zijn vastgelegd in het document ‘Visie op dienstverlening.’ Om aan te sluiten op de behoeften van de (interne) klanten is hierbij de uitvoering van de I-visie eveneens van groot belang.

Onze ambities kunnen alleen worden uitgevoerd wanneer we beschikken over de juiste medewerkers, zowel kwantitatief als kwalitatief. De HR-visie geeft invulling aan de realisatie van een toekomstbestendig personeelsbestand.

De uitvoering van onze ambitie is gebaseerd op drie speerpunten:

1.   Onze organisatie is toekomstbestendig.

Wij versterken de realisatiekracht van de organisatie door te investeren in mensen, innovatie en een toekomstbestendige inrichting van onze organisatie. Daarbij sluiten we aan bij maatschappelijke behoeften en geven we uitvoering aan de iVisie en aan de Digitale agenda. Deze geven richting aan onze digitale transformatie waarin nieuwe ontwikkelingen en inzichten zijn verwerkt. Tegelijkertijd ontwikkelen we digitaal vakmanschap binnen de organisatie als fundament voor digitale transformatie. Wij benutten digitalisering, data en innovaties om onze maatschappelijke opgaven effectief en efficiënt te realiseren. Deze aanpak geeft onder andere uitvoering aan de Datastrategie, die richting geeft aan de verdere ontwikkeling van datagedreven werken en de vertaling van visie naar actie. We voeren de AI-opschalingsstrategie uit, zodat we de mogelijkheden van AI verantwoord kunnen benutten en opschalen. Daarmee creëren we de randvoorwaarden om als organisatie slagvaardig te handelen en onze maatschappelijke opgaven daadwerkelijk te realiseren.

2.   Onze dienstverlening is op orde.

In Apeldoorn staat de gebruiker centraal: Ik ben er voor jou! Met de visie op dienstverlening 2023-2026 als kompas werken we aan dienstverlening die benaderbaar, begrijpelijk en betrouwbaar is. Onze dienstverlening sluit aan bij de behoeften van inwoners, ondernemers en organisaties (gebruikers) en is toegankelijk voor iedereen.

Met de kanaalstrategie 2025-2028 werken we aan eenduidige dienstverlening via alle kanalen, zoals website, telefoon en balie. We stemmen onze processen en werkwijzen beter op elkaar af, zodat gebruikers altijd dezelfde kwaliteit en informatie ontvangen, ongeacht hoe zij contact met ons opnemen. Dit zorgt voor meer duidelijkheid, minder verschillen tussen afdelingen en een voorspelbare dienstverlening.

We richten onze dienstverlening in vanuit het perspectief van de gebruiker. We maken duidelijke keuzes over wanneer en hoe we verschillende kanalen inzetten. Door processen te vereenvoudigen en waar mogelijk te standaardiseren en digitaliseren, maken we onze dienstverlening gebruiksvriendelijker. Zo houden we ruimte voor persoonlijke ondersteuning wanneer dat nodig is.

Daarbij geldt het principe: zo buiten, zo binnen. Door medewerkers goed te ondersteunen, versterken we de kwaliteit van onze dienstverlening aan inwoners, ondernemers en organisaties. Een goede en eenduidige dienstverlening draagt daarmee bij aan de slagvaardigheid van de organisatie en versterkt het vertrouwen van onze gebruikers.

Zo bouwen we aan vertrouwen en aan dienstverlening die aansluit bij de behoeften van vandaag en de verwachtingen van morgen.

3.   Onze organisatie is in control en handelt volgens afgesproken kaders en normen.

We waarborgen de continuïteit van onze dienstverlening en bedrijfsvoering door digitale weerbaarheid te versterken. We borgen dat onze organisatie aantoonbaar voldoet aan alle relevante (digitale) wet- en regelgeving, o.a. op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en archivering. Dit doen we door heldere processen, structurele monitoring, periodieke audits en continue verbetering die in lijn zijn met het Strategisch informatiebeveiligingsbeleid, Strategische privacy beleid en het Europees programma Digital Decade.

We vergroten onze crisisbestendigheid en zorgen voor betrouwbare dienstverlening, transparante besluitvorming en een zorgvuldig beheer van gemeentelijke informatie. We zijn voorbereid op onverwachte grote verstoringen van de dienstverlening en bedrijfsvoering, zodat de impact ervan beperkt blijft en we de dienstverlening weer snel kunnen herstellen. Deze aanpak is gebaseerd op het Bedrijfscontinuïteitsbeleid.