Openbaarheid en Wet open overheid (Woo)
De Wet open overheid (Woo) verplicht bestuursorganen tot actieve openbaarmaking van overheidsinformatie en tot het structureel op orde brengen van de informatiehuishouding. De implementatie van de Woo is daarmee niet uitsluitend een juridisch vraagstuk, maar vraagt om een integrale organisatorische en digitale transformatie.
Voor inwoners, ondernemers en partners vormt een betrouwbare informatiehuishouding het fundament onder transparante besluitvorming, tijdige afhandeling van informatieverzoeken en een toegankelijke en betrouwbare dienstverlening. Goed informatiebeheer is daarmee niet alleen een wettelijke verplichting, maar een essentiële voorwaarde voor een goed functionerende en toekomstbestendige gemeente.
In de periode 2022-2026 heeft de gemeente Apeldoorn via het programma Woo #InfoOpOrde belangrijke stappen gezet in de implementatie van de Woo en de verbetering van de informatiehuishouding. Vanaf 2027 verschuift de focus van projectmatige implementatie naar structurele borging binnen de lijnorganisatie. Hierbij staat centraal dat informatie duurzaam toegankelijk, betrouwbaar, transparant en rechtmatig wordt beheerd en openbaar gemaakt.
Opgave 2027-2030
De komende jaren ligt de opgave in het verder professionaliseren van het informatiebeheer en het duurzaam verankeren van verantwoordelijkheden binnen de lijnorganisatie. Een goede informatiehuishouding vormt de basis voor transparante besluitvorming, betrouwbare dienstverlening, effectieve bedrijfsvoering en naleving van wettelijke verplichtingen zoals de Woo, de Archiefwet en de AVG.
De gemeente zet daarom in op:
- het duurzaam beleggen van eigenaarschap, rollen en verantwoordelijkheden voor informatiebeheer;
- het versterken van centrale regie, advisering en ondersteuning;
- het verbeteren van de kwaliteit van dossiervorming en archivering;
- het vergroten van informatiebewustzijn en digitaal vakmanschap van medewerkers;
- het versterken van monitoring en kwaliteitssturing op basis van KPI’s en managementinformatie.
Team Informatiebeheer
Om de ontwikkeling naar een duurzame, toegankelijke en betrouwbare informatiehuishouding structureel te borgen, wordt ingezet op de opbouw en doorontwikkeling van een Team Informatiebeheer. Dit team wordt het centrale aanspreekpunt voor informatiebeheer binnen de organisatie en ondersteunt afdelingen bij het voldoen aan de eisen van de Woo, de Archiefwet en de AVG. Het team vervult een belangrijke rol op het gebied van regie, advisering, kwaliteitsborging, monitoring en kennisontwikkeling en draagt bij aan de verdere professionalisering van processen, systemen en werkwijzen rondom informatiebeheer en openbaarmaking. Hiermee worden de resultaten van het programma Woo #InfoOpOrde duurzaam verankerd binnen de lijnorganisatie.
De versterking van de informatiebeheerfunctie geeft invulling aan de structurele borging van wettelijke taken en verantwoordelijkheden op het gebied van informatiebeheer, archivering en openbaarmaking. Door expertise, regie, kwaliteitsborging en ondersteuning centraal te organiseren, ontstaat een duurzame basis voor transparante dienstverlening, navolgbare besluitvorming en een betrouwbare informatiehuishouding.
Actieve openbaarmaking
De gemeente Apeldoorn werkt de komende jaren verder aan de gefaseerde invoering van de actieve openbaarmakingsverplichtingen uit de Woo. Informatiecategorieën worden stapsgewijs toegankelijk gemaakt via de beschikbare publicatievoorzieningen en landelijke voorzieningen.
De focus ligt daarbij op:
- het structureel inrichten van processen voor actieve openbaarmaking;
- het verbeteren van de kwaliteit, toegankelijkheid en vindbaarheid van openbaar gemaakte informatie;
- het uniform publiceren van bestuurlijke en beleidsinformatie;
- het vergroten van transparantie richting inwoners, bedrijven en maatschappelijke partners.
Het uitgangspunt blijft daarbij dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij wettelijke uitzonderingsgronden van toepassing zijn.
Informatiehuishouding en digitale transformatie
Een transparante overheid begint bij een betrouwbare informatiehuishouding. Daarom wordt de komende jaren verder geïnvesteerd in een toekomstbestendig informatielandschap waarin informatie duurzaam toegankelijk, beheersbaar en veilig beschikbaar is.
Hierbij wordt ingezet op:
- verdere doorontwikkeling van het informatielandschap;
- verbetering van de kwaliteit en vindbaarheid van informatie;
- uniforme opslag, archivering en vernietiging van informatie;
- opschoning en duurzame inrichting van digitale informatiebestanden;
- versterking van informatiekwaliteit en gegevensbeheer;
- inrichting van een centrale governance-structuur voor informatiebeheer, waarin rollen, verantwoordelijkheden, besluitvorming en monitoring organisatiebreed zijn belegd;
- verbetering van het Bestuurlijk Informatieproces (BIP), gericht op kwaliteit, eenduidigheid en transparantie van bestuurlijke stukken;
- versterking van de samenhang tussen informatiebeheer, dienstverlening, privacy, security en bedrijfsvoering, zodat een betrouwbaar integraal inwonerbeeld ontstaat en informatie beter beschikbaar is voor medewerkers, bestuur en inwoners.
Ter voorbereiding op het aflopen van het huidige zaaksysteemcontract in 2029 wordt gestart met de ontwikkeling van een toekomstbestendige informatievoorziening. Een zaaksysteem is een applicatie waarin de gemeente zaken, verzoeken en processen digitaal registreert, behandelt en bewaart. Alle informatie, documenten, besluiten, taken en communicatie die bij een zaak horen, worden op één plek vastgelegd. Daarbij worden de eisen vanuit de Woo, Archiefwet en AVG integraal meegenomen, met als uitgangspunt dat informatie duurzaam toegankelijk, betrouwbaar en reproduceerbaar wordt beheerd. De vervanging van het zaaksysteem wordt verbonden aan de verdere ontwikkeling van Team Informatiebeheer, zodat processen, systemen, archivering, openbaarmaking en governance in samenhang worden ingericht. Daarmee wordt de informatiebeheerfunctie duurzaam versterkt en een solide basis gelegd voor transparante dienstverlening, navolgbare besluitvorming en een betrouwbare informatiehuishouding.
Transparante besluitvorming
Om bestuurlijke informatie beter vindbaar, reproduceerbaar, betrouwbaar en openbaar te maken, wordt het bestuurlijk informatieproces verder doorontwikkeld. Processen en systemen worden zodanig ingericht dat bestuurlijke stukken op een uniforme, efficiënte en transparante wijze kunnen worden opgesteld, behandeld, gepubliceerd en gearchiveerd.
Hiermee wordt niet alleen voldaan aan de eisen van de Woo, maar wordt ook bijgedragen aan een kwalitatief hoogwaardige besluitvorming en een transparante overheid.
Sturing en monitoring
De voortgang van de Woo-uitvoering en de kwaliteit van de informatiehuishouding worden periodiek gemonitord. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van onder andere Archief KPI’s, Woo-indicatoren, kwaliteitsmetingen en managementinformatie. Hiermee ontstaat inzicht in de mate waarin informatie tijdig, volledig, betrouwbaar en rechtmatig wordt beheerd en openbaar gemaakt. Op basis van deze inzichten kan gericht worden gestuurd op verdere verbetering van de informatiehuishouding en de dienstverlening aan inwoners, bestuur en organisatie.
Bewustwording en cultuur
Naast technische en organisatorische maatregelen blijft aandacht voor houding en gedrag van medewerkers essentieel. De Woo vraagt om een cultuur waarin transparantie het uitgangspunt is, en waarin medewerkers zich bewust zijn van:
- de verplichting tot actieve openbaarmaking;
- het belang van correcte en tijdige dossiervorming;
- de consequenties van onvolledige of onjuiste informatievoorziening.
Kernboodschap
De komende bestuursperiode staat in het teken van het duurzaam verankeren van informatiebeheer binnen de organisatie. Met de verdere ontwikkeling van Team Informatiebeheer, de voorbereiding op een nieuw zaaksysteem en de voortgaande uitvoering van de Woo bouwt Apeldoorn aan een transparante, betrouwbare en toekomstbestendige informatievoorziening.